الحسابات: زبون ومورد في قائمة واحدة
الطرف الواحد قد يكون زبوناً ومورداً معاً. هذا المقال يشرح شاشة «الحسابات»، حقول الطرف، وكيف تقرأ رصيده.
في هذه الصفحة
فكرة واحدة: الطرف وأدواره
في سهل لا توجد شاشة للزبائن وأخرى للموردين. هناك شاشة واحدة اسمها الحسابات في القائمة الرئيسية، وكل سجل فيها يسمّى طرفاً. الطرف يحمل دوراً أو أكثر من أربعة أدوار:
- زبون: تبيع له وتتابع ذمته في «ذمم الزبائن».
- مورد: تشتري منه وتتابع ما له عليك في «ذمم الموردين».
- موظف: له ذمة خاصة في «ذمم الموظفين»، وتُستعمل اليوم لفروقات ورديات الكاشير. التفاصيل في الموظفون والمندوبون.
- مندوب: يُربط بالفواتير لحساب عمولته.
شركة تبيعها وتشتري منها في الوقت نفسه؟ طرف واحد بدورَي زبون ومورد، وكل دور له رصيده المستقل.
إضافة طرف جديد
- افتح الحسابات من القائمة الرئيسية ثم اضغط طرف جديد.
- في تبويب أساسي: اكتب الاسم (إلزامي)، واختر النوع: فرد أو شركة.
- اترك الكود فارغاً ليُولَّد تلقائياً بصيغة
C-000001، أو اكتب كودك الخاص إن كنت تنقل بيانات من نظام قديم. الكود يجب أن يكون فريداً. - اختر الأدوار؛ دور واحد على الأقل إلزامي.
- الحقول الاختيارية: عملة التعامل الافتراضية، قائمة الأسعار، التصنيف، المنطقة، المندوب، المشتغل المرخص / الرقم الضريبي، رقم الهوية، وملاحظات.
- في تبويب اتصال: الجوال والهاتف والبريد، ويمكن إضافة جهات اتصال متعددة باسم ومنصب.
- في تبويب عناوين: عناوين فوترة أو شحن، كلٌّ بمدينته ومنطقته.
- في تبويب ائتمان: مدة السداد وحد الائتمان وسياسة التجاوز. يشرحها مقال حدود الائتمان.
- احفظ. زر «حفظ وجديد» يفتح نموذجاً فارغاً مباشرة لإدخال عدة أطراف متتابعة.
ماذا تفعل الحقول الاختيارية فعلاً
| الحقل | أثره في العمل اليومي |
|---|---|
| عملة التعامل | كل فاتورة أو سند تنشئه لهذا الطرف تبدأ بهذه العملة بدل عملة الشركة. |
| قائمة الأسعار | الفاتورة تسعّر أصنافها من هذه القائمة تلقائياً. إن تُركت فارغة تُؤخذ قائمة التصنيف، ثم القائمة الافتراضية. راجع قوائم الأسعار. |
| المندوب | يُعبَّأ في الفاتورة تلقائياً، ومنه تُحسب العمولة. |
| مدة السداد (أيام) | تاريخ استحقاق الفاتورة = تاريخها + هذه المدة. يظهر في تعمير الذمم. |
| التصنيف والمنطقة | للتصفية والتقارير، ولتوريث قائمة أسعار. راجع المناطق والتصنيفات. |
نصيحة
الزبون النقدي العابر لا يحتاج طرفاً. فاتورة بلا طرف تُقيَّد على حساب «زبون نقدي» ويُسدَّد فوراً بسند القبض. عرّف طرفاً فقط لمن تريد متابعة ذمته أو تاريخه أو أسعاره الخاصة.
قراءة رصيد الطرف
عند فتح طرف محفوظ يظهر في أعلى النموذج الرصيد لكل دور يحمله، بعملة الأساس:
- (عليه لنا): رقم موجب، الطرف مدين لك. للزبون يعني فواتير غير مسدَّدة.
- (له علينا): رقم سالب، أنت مدين له. للمورد هذا هو الوضع الطبيعي حين توجد فواتير لم تُدفع.
لمعرفة ما وراء الرقم افتح التقارير ← كشف حساب واختر «زبون» أو «مورد» ثم اسم الطرف؛ سترى كل فاتورة وسند وشيك بالتاريخ والرصيد المتراكم. ولمعرفة أعمار الديون افتح التقارير ← تعمير الذمم. التفاصيل في كشف الحساب والسيولة وتعمير الذمم.
التعطيل بدل الحذف
الطرف الذي عليه مستندات لا يُحذف، بل يُعطَّل بزر تعطيل في أعلى النموذج. التعطيل يرفض الطرف الذي ما زال له رصيد في أي دور؛ صفِّ الرصيد أولاً بسند قبض أو صرف ثم عطّله. الطرف المعطَّل يختفي من قوائم الاختيار في الفواتير ويبقى في التقارير التاريخية.
ما يحدث في الدفاتر
تعريف الطرف وحده لا يكتب أي قيد. الرصيد يتكوّن من المستندات المرحَّلة: فاتورة المبيعات تجعل الزبون مديناً على حساب 1400 ذمم الزبائن باسمه، وسند القبض يجعله دائناً على الحساب نفسه. فاتورة المورد تجعل المورد دائناً على 2100 ذمم الموردين، وسند الصرف يجعله مديناً. لذلك رصيد الطرف في النموذج هو نفسه مجموع حركاته في كشف الحساب، دائماً.
الصلاحيات
عرض الحسابات وإنشاؤها وتعديلها وتصديرها أربع صلاحيات مستقلة تحت «الزبائن والموردون». المناطق والتصنيفات لها صلاحيتها، والمندوبون لهم صلاحيتهم. راجع الأدوار.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن أن يكون الطرف زبوناً ومورداً معاً؟
نعم. اختر الدورَين عند الحفظ، وسيكون لكل دور رصيد مستقل: ما يدين به لك كزبون، وما تدين به له كمورد. لا يُقاصّان تلقائياً.
غيّرت كود الطرف، هل تتأثر المستندات القديمة؟
لا. المستندات مرتبطة بالطرف نفسه لا بالكود، فتبقى كما هي ويظهر فيها الكود الجديد.
لماذا لا يستطيع النظام تعطيل طرف؟
لأن له رصيداً في أحد أدواره. سوِّ الرصيد بسند قبض أو صرف ثم أعد المحاولة.