الروتين اليومي والأسبوعي والشهري

كل يوم، قبل الإغلاق

1. أغلق الورديات كلها وسجّل النقد المعدود لكل واحدة. الوردية المفتوحة تمنع فتح وردية جديدة للكاشير غداً، والفرق يُقيَّد تلقائياً. راجع العدّ والإغلاق.
2. سلّم النقدية بنقل من صندوق الوردية إلى الخزينة الرئيسية أو البنك، حتى يبقى رصيد صندوق الكاشير مطابقاً لما في درجه. راجع تسليم النقدية.
3. افحص المعلّق في المزامنة على كل جهاز كاشير: فاتورة مرفوضة لم تُعالج تعني بضاعة خرجت ولا أثر لها. راجع المعلّق والمرفوض.
4. راجع المسودات في فواتير المبيعات والمشتريات والسندات: فاتورة نُسيت مسودة لا تدخل الدفاتر ولا التقارير.
5. أودع الشيكات المستحقة اليوم من شاشة الشيكات مرتبةً بتاريخ الاستحقاق.
6. اطّلع على لوحة المعلومات: مبيعات اليوم، النقد، والمستحق لك، وجدول «يحتاج انتباهك».

كل أسبوع

1. تابع الشيكات: ما تأخّر تحصيله، وما اقترب استحقاق صرفه. تبويب «الشيكات المستحقة» في تقرير السيولة النقدية بأفق أسبوع.
2. راجع تعمير الذمم: ابدأ بخانة «أكثر من 90» واتصل بأصحابها.
3. راجع طلبات الموافقة المعلّقة في الرئيسية ← الموافقات حتى لا تتعطل فواتير فريقك.
4. الأصناف تحت الحد الأدنى من لوحة المعلومات، وجهّز طلبات الشراء.

كل شهر

1. طابق البنك: قارن كشف البنك برصيده في كشف حساب البنك، وسجّل أي رسوم أو فوائد لم تُسجَّل بسند صرف أو قيد.
2. أخرج تقرير القيمة المضافة للشهر، وتأكد أن سطر «يطابق حركة حسابي الضريبة في الأستاذ» سليم، وأن كل الأطراف تحمل رقم مشتغل مرخص. راجع تقرير الضريبة.
3. اقرأ قائمة الدخل: هل الأرباح منطقية؟ قفزة في «تسويات المخزون» أو «فروقات الصندوق» تستحق البحث.
4. افحص تقييم المخزون مقابل الأستاذ: الفرق يجب أن يكون صفراً.
5. جرد دوري لمجموعة أو مستودع: أنشئ الجرد، ثبّته، عدّ، ورحّل. راجع الجرد.
6. إن تعاملت بعملات أجنبية فأدخل سعر آخر الشهر، وأعد التقييم إن كان محاسبك يطلب ميزانية بسعر اليوم.
7. أقفل الفترة بعد أن تطمئن للأرقام من السنة المالية والفترات؛ يمنع أي تعديل لاحق على شهر انتهى. راجع المحاسبة المتقدمة.

كل سنة

1. أنشئ السنة المالية التالية قبل نهاية السنة.
2. أكمل جرداً شاملاً ورحّله.
3. بعد اعتماد محاسبك للقوائم، أقفل السنة؛ يُكتب قيد الإقفال وتنتقل الأرباح إلى الأرباح المدورة.

التقارير التي تجيب أسئلتك