الترحيل والإلغاء والموافقات

ثلاث حالات فقط

القاعدة الذهبية: المسودة لا تؤثر على أي شيء. لا مخزون، لا ذمم، لا رقم. يمكنك أن تحفظ عشر مسودات وتحذفها بلا أثر.

لماذا يُمنح الرقم عند الترحيل

رقم المستند (INV-26-01-000042 مثلاً) يُحجز داخل عملية الترحيل نفسها، لا عند الحفظ. لذلك لا فجوات في التسلسل: المسودة المحذوفة لم تستهلك رقماً. صيغة الرقم وإعادة بدئه سنوياً وتمييز الفرع تُضبط من الإعدادات ← الترقيم؛ راجع الترقيم وقوالب الطباعة.

ما يتحقق منه الترحيل دائماً

• المستند مسودة وله أسطر.
• تاريخه داخل سنة مالية مفتوحة وفترة غير مقفلة؛ وإلا «الفترة التي تحوي التاريخ مقفلة». راجع المحاسبة المتقدمة لإدارة الفترات.
• ما يخص كل مستند: المستودع، الرصيد الكافي، حد الائتمان، حد الخصم، الصلاحيات.

بعد الترحيل يكتب النظام قيداً واحداً متوازناً بعملة المستند وبعملة الأساس معاً، وكل قيد مكتوب مرة واحدة: لا يُعدَّل ولا يُحذف. تفاصيل كل مستند في فاتورة المبيعات وفاتورة المورد والسندات.

الإلغاء: عكس لا محو

زر إلغاء (عكس) على المستند المرحَّل يطلب سبب الإلغاء ثم ينفّذ بترتيب واحد في كل الوحدات:

1. فحوصات المنع (أدناه).
2. عكس حركات المخزون: تعود البضاعة بتكلفتها الأصلية.
3. تحويل الحالة إلى ملغى مع السبب ومن ومتى.
4. كتابة قيد عكسي لكل قيد مرتبط بالمستند، بتاريخ اليوم.
5. قيد «فرق تكلفة إلغاء» إن اختلف المتوسط بين البيع والإلغاء، حتى تبقى قيمة المخزون مطابقة لحساب المخزون في الأستاذ قرشاً بقرش.
6. إعادة الكميات إلى مستند الأصل، وإلغاء العمولات المستحقة، وإلغاء التخصيصات.

المستند الملغى يبقى في القائمة بحالته وسببه؛ لا يختفي شيء. أما المسودة فإلغاؤها حذف نهائي لها ولأسطرها.

متى يُرفض الإلغاء

الموافقات

بعض الإجراءات تمرّ مباشرة لمن يملك صلاحيتها، وتتوقف لغيره بانتظار موافقة. حين يتوقف الإجراء تظهر رسالة «هذا الإجراء يحتاج موافقة؛ أُرسل طلب موافقة رقم N»، ويبقى المستند مسودة.

المدير يرى الطلبات في الرئيسية ← الموافقات مع جرس في الشريط العلوي يعدّ المعلّق منها. لكل طلب: المستند، السبب، المبلغ، من طلبه، وزرا موافقة ورفض مع ملاحظة القرار اختيارية. بعد الموافقة يعيد الموظف الإجراء نفسه فيمرّ. الرفض يبقي المستند مسودة ليُعدَّل أو يُحذف.

حد المبلغ على المستخدم

في ملف المستخدم، تبويب النطاقات، حقل حد المبلغ: سقف بعملة الأساس لما يصرفه هذا المستخدم بسند صرف دون موافقة، وهو أيضاً سقفه في المرتجع بلا أصل إن كان أضيق من حد الإعدادات. راجع النطاقات.

الصلاحيات ذات الصلة

لكل وحدة مفاتيح مستقلة: عرض، إنشاء، تعديل، ترحيل، إلغاء، تصدير. موظف الإدخال يحفظ المسودات ولا يرحّل؛ المحاسب يرحّل ولا يلغي؛ المدير يلغي. هذا الفصل هو أبسط ضابط داخلي يمكنك تطبيقه. راجع الأدوار ومن يرى ماذا.