الجرد
الجرد في سهل لا يوقف البيع: تجمّد الأرصدة لحظة البدء، تعدّ على مهلك، ثم ترحّل الفروق وحدها. هذه الخطوات والقرارات التي تسبق الترحيل.
في هذه الصفحة
الفكرة
الجرد يقارن ما على الرفوف بما في النظام ويصحّح الفرق. المشكلة المعتادة أن البيع يستمر أثناء العدّ فتتحرك الأرقام تحت يديك. سهل يحلّها بـالتجميد: لحظة بدء الجرد يلتقط صورة لرصيد النظام ومتوسط التكلفة، ويُقاس الفرق مقابل تلك الصورة لا مقابل الرصيد المتغيّر. تبيع وتعدّ في الوقت نفسه بلا خوف.
الخطوات
- من الأصناف ← الجرد اضغط جرد جديد. اختر المستودع والنطاق: كامل (كل الأصناف)، مجموعة واحدة بفروعها، أو أصناف مختارة بالاسم أو الباركود.
- اضغط تجميد الأرصدة وبدء العدّ. يأخذ المستند رقمه، وتُنسخ أرصدة النظام ومتوسط التكلفة إلى الأسطر، ويظهر وقت التجميد في أعلى المستند.
- عُدّ وأدخل الكميات في عمود المعدود واضغط حفظ العدّ كلما أنهيت جزءاً. يمكن الإدخال من أكثر من جهاز ومن تطبيق المدير بالباركود، والحفظ دفعي فلا تضيع الأرقام.
- راجع عمود الفرق (المعدود − رصيد النظام) الملوّن. فرق كبير غير متوقع؟ أعِد عدّ ذلك الصنف قبل الخطوة التالية.
- قرّر مصير غير المعدود: يُترك كما هو (الافتراضي الآمن؛ الأصناف بلا كمية معدودة تُتجاهل)، أو يُعتبر صفراً فيتولّد لها فرق نقص كامل. الخيار الثاني لجرد شامل تأكدت أنك عددت فيه كل ما هو موجود.
- اضغط ترحيل الفروق. يولّد النظام مستند تسوية بالفروق فقط ويرحّله، فتصبح أرصدة النظام مطابقة للواقع. الحالة «تم».
تكلفة الوحدة على السطر هي ما تُقيَّم به الزيادة عند الترحيل؛ الافتراضي متوسط التكلفة لحظة التجميد، ويمكن تعديلها للزيادات التي تعرف تكلفتها الحقيقية.
ما يحدث في الدفاتر
الجرد نفسه لا يُنشئ قيداً. القيد يأتي من مستند التسوية المولَّد عند الترحيل: الزيادات مدين المخزون ودائن تسويات المخزون، والنقص بالعكس، كلٌّ بمبلغه المنفصل دون مقاصة. راجع تسويات المخزون. ولأن التسويات ضمن تكلفة البضاعة، يظهر عجز الجرد مباشرة في مجمل ربح الشهر.
من يفعل ماذا
قالب أمين المستودع يُنشئ الجرد ويدخل العدّ ولا يرحّل؛ ترحيل الفروق يحتاج صلاحية «تثبيت» على مستندات الجرد، وهي للمدير في القالب الافتراضي. هذا الفصل مقصود: من يعدّ لا يعتمد النتيجة. إلغاء (عكس) بعد الترحيل يعكس التسوية المولَّدة ويحتاج سبباً. راجع الأدوار والصلاحيات.
نصائح لجرد ناجح
- جرد مجموعة كل أسبوع أفضل من جرد كامل كل سنة: ألبان اليوم، منظفات الأسبوع القادم. الفروق صغيرة وتُكتشف أسبابها.
- افتح الجرد قبل استلام بضاعة المورد أو بعد ترحيلها، لا بينهما. البضاعة الواردة بعد التجميد تُحسب في الرصيد الحالي، لكن إن عددتها ضمن المعدود ولم تكن في صورة النظام تظهر زيادة وهمية.
- جرد الفروع: كل مستودع مستنده الخاص. راجع المستودعات.
- قبل الترحيل افتح كرت الصنف للفروق الكبيرة؛ غالباً نقل لم يُستلم أو مرتجع لم يُرحَّل.
تحذير
«يُعتبر صفراً» مع نطاق «كامل» يُصفّر كل صنف لم تلمسه. جرد عشرة أصناف من أصل ألف بهذا الخيار يُتلف أرصدة 990 صنفاً بقيد واحد. استعمله فقط حين يكون العدّ شاملاً حقاً.
الأسئلة الشائعة
هل أوقف البيع أثناء الجرد؟
لا. الفرق يُقاس مقابل الأرصدة المجمّدة لحظة البدء، فالبيع بعد التجميد لا يُفسد النتيجة.
ما الفرق بين «يُترك كما هو» و«يُعتبر صفراً»؟
الأول يتجاهل الأصناف التي لم تُدخل لها كمية. الثاني يعاملها كأن رصيدها الفعلي صفر ويولّد لها نقصاً كاملاً.
أخطأت في كمية بعد الترحيل. كيف أصحح؟
إما إلغاء (عكس) الجرد ثم إعادته، أو تسوية مخزون صغيرة بسبب «تصحيح» للصنف الواحد.