المحاسبة المتقدمة
للمحاسب ولصاحب المحل الذي يريد أن يفهم دفاتره: شجرة الحسابات، القيود اليدوية، الأرصدة الافتتاحية، ميزان المراجعة، حسابات الترحيل، والسنة المالية.
في هذه الصفحة
سهل يمسك دفاترك بالقيد المزدوج تلقائياً منذ أول فاتورة، حتى لو لم تفتح شاشة محاسبية واحدة. مجموعة المحاسبة المتقدمة هي الباب لمن يريد أن يرى الدفاتر ويتدخل فيها.
تفعيل المجموعة
المجموعة مخفية في الوضع المبسّط. من الإعدادات ← الميزات فعّل المحاسبة المتقدمة فتظهر في الشريط العلوي فوراً. التفاصيل في الميزات والوضع المبسّط. المدير لا يستطيع تعديل حسابات الترحيل ولا فتح الفترات المقفلة؛ هذان للمالك والمحاسب.
شجرة الحسابات
من المحاسبة المتقدمة ← شجرة الحسابات. عند إعداد الشركة تُزرع شجرة قياسية: الأصول (1)، الخصوم (2)، حقوق الملكية (3)، الإيرادات (4)، المصاريف (5)، وتحت كل رأس حسابات نظامية يعرفها النظام بمفتاح ثابت، مثل الصناديق 1100، ذمم الزبائن 1400، ذمم الموظفين 1420، المخزون 1500، ذمم الموردين 2100، المبيعات 4100، تكلفة البضاعة المباعة 5100، فروقات الصندوق 5220.
- حساب جديد: اختر الكود والاسم والمجموعة الأب؛ النوع يُورَّث من المجموعة. يمكنك تحديد عملة للحساب (فارغ = أي عملة) أو جعله حساب مراقبة لطرف فيشترط النظام طرفاً عند كل قيد عليه.
- المجموعة لا تقبل قيوداً؛ القيود على الحسابات الفرعية فقط.
- الحسابات النظامية لا تُعطَّل، ولا يُغيَّر نوع حساب عليه قيود.
- زر كشف بجانب أي حساب يفتح كشفه مباشرة.
نصيحة
احتجت حساب مصروف جديد مثل «إيجار المعرض»؟ أنشئه تحت مجموعة المصاريف. سيظهر فوراً في سند الصرف كحساب مقابل، وفي قائمة الدخل كسطر مستقل.
قيود اليومية
من المحاسبة المتقدمة ← قيود اليومية. كل قيد يحمل نوعاً: تلقائي من مستند، يدوي، افتتاحي، إقفال، عكس، إعادة تقييم. فلتر النوع والفترة يضيّق القائمة. القيد المرحَّل لا يُعدَّل؛ يُعكس بقيد معاكس بتاريخ اليوم عبر عكس القيد مع سبب إلزامي، ويُسجَّل الاثنان.
القيد اليدوي
زر قيد يدوي (بصلاحية القيود اليدوية): تاريخ، عملة واحدة للقيد كله وسعر صرفها، وسطران على الأقل بحساب ومبلغ مدين أو دائن وطرف إن اشترطه الحساب. يجب أن يتوازن المدين مع الدائن. Ctrl+Enter للترحيل.
انتبه
لا تستعمل القيد اليدوي لتصحيح فاتورة أو سند. ألغِ المستند نفسه فيُعكس قيده وتبقى الذمم والمخزون والضريبة متسقة. القيد اليدوي للمصاريف المستحقة والإهلاك والتسويات التي لا مستند لها. راجع الترحيل والإلغاء.
الأرصدة الافتتاحية
من المحاسبة المتقدمة ← الأرصدة الافتتاحية، تُستعمل مرة واحدة عند الانتقال من نظامك السابق. اختر تاريخ الرصيد (عادةً أول السنة)، ثم سطراً لكل حساب أو زبون أو مورد بالمبلغ كما في دفاترك القديمة: موجب بطبيعة الحساب (الصندوق 1000 يعني نقد موجود؛ المورد 400 يعني أننا مدينون له بـ 400). اضغط ترحيل الأرصدة الافتتاحية.
ما يحدث في الدفاتر
الطرف المقابل للفرق يُقيَّد تلقائياً على حساب «أرصدة افتتاحية» (3900) ضمن حقوق الملكية، ويُكتب قيد مستقل لكل عملة لأن كل قيد يحمل سعر صرف واحد. أرصدة المخزون الكمية تُدخل من تسوية المخزون لا من هنا.
ميزان المراجعة
من المحاسبة المتقدمة ← ميزان المراجعة (وهو التبويب نفسه في القوائم المالية). اختر الفترة والفرع وإظهار الأرصدة الصفرية. لكل حساب: افتتاحي، مدين الفترة، دائن الفترة، ختامي. الشارة أعلى الجدول تقول متوازن أو غير متوازن؛ الثانية لا تحدث في عمل عادي.
حسابات الترحيل
من المحاسبة المتقدمة ← حسابات الترحيل. الجدول الأول الحسابات الافتراضية (النظامية): أي حساب يستقبل كل نوع سطر (المبيعات، ذمم الزبائن، تكلفة البضاعة، ضريبة المخرجات، فروقات الصندوق…). الجدول الثاني قواعد التخصيص: قاعدة تقول «لنوع المستند كذا ونوع السطر كذا، استعمل الحساب كذا» بشرط اختياري على الفرع أو مجموعة الصنف وبأولوية. القاعدة الخاصة بنوع مستند تتقدم على القاعدة العامة (*)، وكلتاهما على الحساب النظامي.
مثال: توجيه مبيعات مجموعة «المشروبات» إلى حساب إيراد مستقل، أو مبيعات فرع إلى حسابه. بعد التعديل اضغط حفظ القواعد؛ القيود القادمة فقط تتأثر.
زر إعادة بناء الأرصدة يُعيد كتابة جدول الأرصدة اليومية من أسطر القيود. آمن، ويُستعمل إن اختلّت أرقام الميزان بعد تدخل مباشر.
السنة المالية والفترات
من المحاسبة المتقدمة ← السنة المالية والفترات. كل سنة لها اسم ومن/إلى وفترات شهرية. الفترة مفتوحة أو مقفلة: الإقفال يمنع أي ترحيل بتاريخ داخلها، وتعيد فتحها بصلاحية خاصة. لا يمكن الترحيل بتاريخ خارج كل السنوات.
إقفال السنة
- أنشئ سنة جديدة للسنة التالية أولاً؛ النظام يرفض الإقفال بدونها.
- تأكد أن كل مستندات السنة مرحَّلة وأن ميزان المراجعة متوازن.
- اضغط إقفال السنة. تُقفل كل فتراتها ولا يمكن التراجع إلا بإعادة الفتح.
ما يحدث في الدفاتر
يُكتب قيد إقفال بتاريخ آخر يوم في السنة يصفّر كل حسابات الإيرادات والمصاريف، ويُرحّل الصافي إلى «الأرباح المدورة» (3200): ربح دائناً وخسارة مديناً. إعادة فتح السنة تعكس هذا القيد وتُبقي الفترات مقفلة حتى تفتح ما تحتاجه، وتُسجَّل في سجل التدقيق مع السبب.
الأسئلة الشائعة
هل أحتاج محاسباً لاستعمال سهل؟
لا للعمل اليومي؛ القيود تُكتب تلقائياً من الفواتير والسندات. تحتاج محاسباً للأرصدة الافتتاحية وإقفال السنة والقيود اليدوية الخاصة.
رحّلت فاتورة بتاريخ خاطئ في شهر مقفل، ماذا أفعل؟
افتح الفترة من السنة المالية والفترات (بصلاحية فتح الفترات)، ألغِ الفاتورة وأنشئها بالتاريخ الصحيح، ثم أقفل الفترة من جديد.
ما الفرق بين إلغاء المستند وعكس القيد؟
إلغاء المستند يعكس قيده ويعيد المخزون والذمم والشيكات معه. عكس القيد يعكس القيد فقط، ويخصّ القيود اليدوية.