المجموعات والشركات المصنّعة والوحدات
ثلاث شاشات مرجعية صغيرة تُعرَّف مرة وتُستعمل في كل صنف. ترتيبها الجيد يسهّل التقارير ونطاقات الكاشير والعروض.
مجموعات الأصناف
من الأصناف ← مجموعات الأصناف. المجموعة شجرة: «مشروبات» وتحتها «غازية» و«عصائر». لكل مجموعة الاسم، الاسم بالإنجليزية، تحت (المجموعة الأم)، وصورة المجموعة التي تظهر على أزرار شاشة الكاشير.
لماذا تهتم بالشجرة؟
- التقارير: مبيعات وأرصدة وتقييم بحسب المجموعة، مع تجميع الفروع تحت الأم.
- نطاق الكاشير: «مجموعات الأصناف التي يبيع منها» في ملف المستخدم تشمل المجموعة وكل فروعها. راجع النطاقات.
- حسابات الترحيل: في المحاسبة المتقدمة يمكن توجيه مبيعات مجموعة إلى حساب إيراد مختلف. راجع المحاسبة المتقدمة.
- الجرد: نطاق «مجموعة» يحصر العدّ في مجموعة واحدة. راجع الجرد.
- العروض: عرض على مجموعة كاملة بدل تحديد كل صنف.
المجموعة التي فيها أصناف أو مجموعات فرعية لا تُحذف؛ انقل ما فيها أولاً. المجموعة المعطَّلة تختفي من الاختيار وتبقى على أصنافها.
نصيحة
ابنِ الشجرة كما يفكّر الزبون لا كما يفكّر المورد: «منظفات ← غسيل ← سائل» أفيد للكاشير والتقارير من تجميع حسب شركة التوزيع. الشركة المصنّعة لها حقلها الخاص.
الشركات المصنّعة
من الأصناف ← الشركات المصنّعة: اسم الشركة المصنّعة فقط. تُختار في الصنف وتظهر في البحث والتقارير. استعملها للماركة التجارية (الشركة الأم للمنتج) لا للمورد؛ المورد طرف في الحسابات وقد يورّد عدة ماركات.
الوحدات
من الأصناف ← الوحدات. لكل وحدة الكود، الاسم، وعدد الخانات العشرية المسموحة في كميتها: 0 للقطعة والعلبة، 3 للكيلو واللتر والمتر. الوحدات الأساسية موجودة مع كل متجر، وزر «استعادة الوحدات الأساسية» يضيف ما حُذف منها.
الوحدة المستعملة في صنف لا تُحذف. العامل بين الوحدات ليس هنا بل في كل صنف على حدة، لأن «كرتونة» تعني 12 لصنف و24 لآخر. راجع الباركود والوحدات.
من يستطيع التعديل
الشاشات الثلاث تحت صلاحية واحدة في وحدة «الكتالوج»: المجموعات والماركات والوحدات بإجراءَي عرض وتعديل. أمين المستودع يراها ولا يعدّلها في القالب الافتراضي؛ مسؤول المشتريات يعدّل الأصناف لكن لا المجموعات. راجع الأدوار والصلاحيات.
تحذير
تغيير اسم مجموعة أو نقلها تحت أم أخرى يُغيّر التقارير السابقة فوراً لأنها تُحسب لحظة الطلب. إن أردت مقارنة سنة بسنة فثبّت الشجرة قبل بداية السنة المالية.
الأسئلة الشائعة
كم مستوى يمكن أن تكون الشجرة؟
بلا حد تقني، لكن ثلاثة مستويات تكفي أغلب المحلات وتبقى الشجرة مقروءة على شاشة الكاشير.
لماذا لا أستطيع حذف مجموعة؟
لأن فيها أصنافاً أو مجموعات فرعية. انقلها أولاً، أو عطّل المجموعة بدل حذفها.
هل الوحدة «كرتونة» تحتاج عاملاً عند تعريفها؟
لا. العامل يُدخل في كل صنف لأن الكرتونة تختلف من صنف إلى آخر.