المعلّق والمرفوض: ماذا تفعل حين لا تصل الفاتورة
مؤشر المزامنة يحمل رقماً لا يصفر؟ هذا المقال يشرح الحالتين المختلفتين خلف الرقم، ويفسّر رسائل الرفض الشائعة واحدةً واحدة، ويحدّد ما يصلحه الكاشير وما يحتاج المدير.
في هذه الصفحة
أين ترى ما لم يُرسل
في الشريط العلوي لشاشة البيع مؤشر المزامنة مع عدّاد الوثائق غير المُرسلة. اضغطه فتفتح نافذة «الوثائق غير المزامنة» وفيها الفواتير والمردودات وسندات القبض المعلّقة، كلٌّ بوقته ومبلغه وحالته، وزر «مزامنة الآن». حين يفرغ كل شيء تقرأ: «كل الوثائق مُزامنة».
الحالة نفسها تظهر على كل فاتورة في «الوردية الحالية»: «متزامن»، «غير متزامن»، «خطأ»، أو «ملغاة».
حالتان مختلفتان تماماً
| الحالة | معناها | ما تفعله |
|---|---|---|
| بانتظار المزامنة | الوثيقة سليمة ولم يُتَح اتصال بعد، أو فشل الإرسال مؤقتاً (شبكة أو خادم) | لا شيء. تُعاد المحاولة تلقائياً بتأخير متزايد، أو اضغط «مزامنة الآن» حين يعود الإنترنت |
| فشلت المزامنة | وصلت إلى الخادم ورفضها لسبب في بياناتها. السبب مكتوب تحتها | اقرأ السبب. بعضه يصلحه الكاشير وبعضه يحتاج المدير. لا تُعاد المحاولة تلقائياً كي لا تدور بلا نهاية |
كما تقول النافذة نفسها: وثائق «بانتظار المزامنة» تُعاد محاولتها تلقائياً عند توفّر الاتصال، و«فشلت المزامنة» رفضها السيرفر فراجع السبب المعروض.
أشهر أسباب الرفض
| الرسالة على الجهاز | لماذا | الحل |
|---|---|---|
| إجمالي الجهاز يختلف عن إجمالي الخادم | بِيع الصنف بسعر أو ضريبة أو عرض تغيّر في اللوحة بعد آخر مزامنة، أو اختلف إعداد التقريب | «مزامنة الأصناف» ثم يعيد المدير إنشاء الفاتورة من اللوحة بالسعر الصحيح، أو يُعدّل السعر مؤقتاً ويُعاد الإرسال |
| تجاوز حد الائتمان للزبون | الفاتورة آجلة أو مقبوضة جزئياً والزبون فوق سقفه بحساب الخادم | يقبض الكاشير الباقي، أو يرفع المدير السقف أو يعتمد التجاوز من اللوحة، ثم تُعاد المزامنة |
| هذا الكاشير غير مسموح له بالبيع الآجل | الفاتورة غير مقبوضة بالكامل وحساب الكاشير بلا صلاحية «بيع آجل باسم زبون» | قبض كامل المبلغ، أو منح الصلاحية من ملف المستخدم |
| الرصيد غير كافٍ للصنف | إعداد المخزون يمنع البيع بالسالب والرصيد في المستودع لا يكفي | تسجيل الاستلام أو تسوية الرصيد من اللوحة، أو السماح بالبيع بالسالب لهذا الصنف |
| للكاشير وردية مفتوحة بالفعل | وصل فتح وردية جديدة قبل إغلاق السابقة (جهازان لكاشير واحد غالباً) | إغلاق الوردية المفتوحة من الجهاز الآخر أو من اللوحة، ثم إعادة المزامنة |
| صندوق نقطة البيع ليس ضمن الصناديق المسموحة | الجهاز أرسل صندوقاً خارج نطاق الكاشير | يختار المدير الصندوق الصحيح على حساب الكاشير، ويُعاد تسجيل الدخول |
| الكمية المرتجعة تتجاوز المفوترة، أو المردود بلا سبب، أو الإرجاع بلا فاتورة غير مسموح | ضوابط المردودات على الخادم | ينشئ المدير المردود من اللوحة مرتبطاً بالفاتورة الأصلية |
| هذا المستند يحتاج طرفاً | سند قبض من الشاشة بغرض دفعة على الحساب بلا زبون | يسجّله المدير من «سندات القبض» باسم الزبون |
| ألغِ سندات القبض المخصصة لهذه الفاتورة أولاً | إلغاء فاتورة مدفوعة من الجهاز | يلغي المحاسب سند القبض من اللوحة ثم الفاتورة |
| بيانات المستند غير صالحة | حمولة ناقصة أو مكرّرة (معرّف مستخدم من قبل) | يُبلَّغ الدعم بالرسالة الصغيرة المعروضة |
النص الكامل لكل رسالة وما يُفعل عندها في رسائل النظام.
كيف تُعاد الوثيقة المرفوضة
- أصلح السبب (أنت أو المدير) كما في الجدول.
- اضغط «مزامنة الآن». يُرسل التطبيق الوثيقة بالمعرّف نفسه، فإن قُبلت هذه المرة حصلت على رقمها الرسمي، ولا تتكرر أبداً.
- تحقق أن حالتها صارت «متزامن» في الوردية الحالية.
إن تعذّر الإصلاح، يُنشئ المدير المستند من اللوحة ويلغي الكاشير النسخة المحلية من تفاصيل الفاتورة في الوردية الحالية حتى لا تبقى معلّقة. ولأن الفاتورة المرفوضة لم تُرحَّل، فلا أثر لها في المبيعات أو المخزون أو الصندوق حتى تُقبل.
لا تُغلق الوردية ومعك مرفوض
النقد المتوقع للوردية يُحسب على الخادم من سندات القبض التي وصلت ورُحِّلت. فاتورة نقدية مرفوضة نقدُها في الدرج لكنها ليست في المتوقع، فيظهر عند الإغلاق «زيادة» وهمية تُقيَّد على فروقات الصندوق أو على ذمتك. عالج المرفوض أولاً، ثم أغلق كما في العدّ والإغلاق.
عادة آخر اليوم
قبل العدّ: افتح «الوثائق غير المزامنة»، تأكد أنها تقول «كل الوثائق مُزامنة»، ثم افتح الوردية الحالية وتأكد أن كل الفواتير «متزامن». عندها الأرقام على الجهاز وفي اللوحة واحدة.
متى تستدعي المدير
- أي رسالة تتعلق بالسعر أو الإجمالي: يحتاج تعديلاً في اللوحة.
- سقف الائتمان أو البيع الآجل: قرار إداري.
- الرصيد غير الكافي: استلام بضاعة أو تسوية مخزون.
- «بيانات المستند غير صالحة» أو رسالة فنية غير مفهومة: الدعم، مع لقطة شاشة للرسالة والوقت ورقم الجهاز من «الإعدادات».
ما يستطيع المدير فعله في اللوحة لكل حالة مشروح في الأجهزة ونقاط البيع النشطة والترحيل والإلغاء.
الأسئلة الشائعة
العدّاد يقول 3 وثائق والإنترنت يعمل. لماذا لا تُرسل؟
افتح النافذة واقرأ حالتها. إن كانت «فشلت المزامنة» فالخادم رفضها وسببها مكتوب؛ لن تُرسل حتى يُصلَح السبب. وإن كانت «بانتظار المزامنة» اضغط «مزامنة الآن»؛ فإن ظهرت «تعذّرت المزامنة» فالمشكلة في الوصول إلى الخادم لا في الوثائق.
هل يمكن تعديل الفاتورة المرفوضة على الجهاز وإعادة إرسالها؟
لا تُعدَّل الفاتورة بعد تأكيد دفعها. يُصلَح السبب في اللوحة (سعر، سقف، رصيد، صلاحية) ثم تُعاد المزامنة بالمعرّف نفسه. وإن كان الخطأ في الفاتورة ذاتها تُلغى محلياً ويُعاد إنشاؤها.
رُفضت فاتورة بعد أن طُبع إيصالها وأخذ الزبون بضاعته. ماذا الآن؟
البضاعة خرجت والنقد في الدرج، لكن الدفاتر لا تعرف شيئاً حتى تُقبل الفاتورة. أبلغ المدير فوراً ليعالج السبب أو ينشئ الفاتورة من اللوحة بالتاريخ نفسه قبل إغلاق الوردية.